EVALUASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

EVALUASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

 

D

i

s

u

s

u

n

OLEH :

            NAMA                                                           NIM              

            Leli Marito Hasibuan                                     1630200031

            Ida Sari Ritonga                                              1630200038

            SEMESTER                                                  :  III (Tiga)

Dosen Pengampu:

Yuli Eviyanti, SE.,MM

                                   

FAKULTAS DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI

JURUSAN BIMBINGAN DAN KONSELING ISLAM

INSTITUT  AGAMA ISLAM NEGERI

(IAIN )

PADANGSIDIMPUAN

2017

 

D

i

s

u

s

u

n

OLEH :

            NAMA                                                           NIM              

            Leli Marito Hasibuan                                     1630200031

            Ida Sari Ritonga                                              1630200038

            SEMESTER                                                  :  III (Tiga)

Dosen Pengampu:

Yuli Eviyanti, SE.,MM

                                   

FAKULTAS DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI

JURUSAN BIMBINGAN DAN KONSELING ISLAM

INSTITUT  AGAMA ISLAM NEGERI

(IAIN )

PADANGSIDIMPUAN

2017

  BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar  Belakang

Pada era globalisasi pada saat ini, persaingan di hampir semua sektor pendidikan semakin pesat. Tingginya tingkat persaingan, perkembangan perekonomian dan  kemajuan  teknologi maka,  peranan informasi menjadi  sangat  penting  demi  kemajuan  sebuah lembaga pendidikan dan perusahaan. Informasi yang cepat, akurat dan berdaya guna merupakan sarana bagi pihak manajemen dalam mengelola lembaga pendidikan atau perusahaan dan sebagai pelaporan bagi pihak-pihak yang  berkepentingan. Guna mendapatkan informasi ini diperlukan suatu sistem yang didalamnya dapat mengelola data-data seperti formulir catatan, prosedur-prosedur, dan alat- alat yang digunakan untuk mengelola data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis.

Maka lembaga pendidikan berskala kecil, menengah, hingga yang berskala multinasional pun telah membuat langkah strategis dengan mulai menerapkan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dengan baik, sehingga dapat memudahkan seluruh aktifitas- aktifitas di dalam cakupan proses pendidikan yang dapat membantu karyawan dan user lainnya dalam melakukan pekerjaannya, dan dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang strategis.

Salah satu  caranya dengan  peranan/ fungsi Sistem Informasi Manajemen. Sistem informasi tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukung atau pelengkap, akan tetapi merupakan suatu sistem yang dapat mempermudah semua kegiatan pendidikan, sehingga mampu untuk mencapai keberhasilan dalam dunia pendidikan bersaing di pasar global.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan salah satu sumber daya organisasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan berbagai tingkat manajemen, data dapat diolah menjadi informasi sesuai keperluan manajer sebagai pemimpin manajemen lini bawah, tengah dan atas. Agar informasi sesuai dengan keperluan manajemen dan manejer, maka haruslah dirancang suatu SIM yang baik, sehingga dapat digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan. Dengan demikian evaluasi bermanfaat untuk mengetahui bagaimana implementasi suatu sistem yang telah dijalankan.

B.     Rumusan Masalah

1.      Apakah pengertian Evaluasi Sistem Informasi Manajemen?

2.      Bagaimanakah Evaluasi Sistem Informasi Manajemen ?

3.      Bagaimanakah Perhitungan Manfaat dan Biaya SIM ?

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Sistem Informasi Manajemen

1.      Pengertian   Sistem Informasi Manajemen

Sistem adalah kumpulan elemen yang berintegrasi untuk mencapai tujua tertentu sedangkan  informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini dan mendatang.[1] Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin yang dikutip oleh Jogiyanto sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (goal) yang sama.[2] Informasi merupakan data yang telah diolah untuk menjadi bentuk yang lebih berguna bagi pihak penerima dan didalamnya mnenggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dam kesatuan nyata (fact dan entity).

Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang dapat membantu manajemen di dalam pengumpulan data, pengolahan serta analisis evaluasi data dan menyajikan ke dalam batas informasi yang bernilai dan akhirnya sampai pada pengambilan keputusan di mana informasi ini berguna untuk mendukung fungsi operasi manajemen.

Davis menyatakan bahwa, sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem manusia/mesin yang yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang terintegrasi, yang menyediakan informasi untuk mendukung fungsi-fungsi operasi manajemen keuangan dan pengambilan keputuan di dalam organisasi.

Sistem informasi manajemen adalah suatu kelompok orang, seperangkat pedoman dan petunjuk, peralatan pengolah data (seperangkat elemen) memilih, menyimpan, mengolah dan mengambil kembali data (mengoperasikan datadan barang) untuk mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan (mencari tujuan bersama) dengan menghasilkan informasi untuk manajer pada waktu mereka dapat menggunakannya dengan paling efisian(menghasilkan informasi menurut waktu rujukan). Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah Sistem informasi yang mampu memberikan informasi yang canggih dan cepat kepada seluruh bagian untuk memanage suatu organisasi agar tetap eksis.

Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya, lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari hari, lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen, dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh manajemen tingkat puncak. 

Manajemen  SIM dapat dibagi menjadi tiga level yaitu:

1.      Top Management, tugas yang dilakukan adalah : perencanaan meliputi, perencanaan keuangan, perencanaan untuk pengembangan organisasi serta perencanaan startegik lainya.

2.      Middle Management, tugas yang dilakukan adalah: bertanggung jawab terhadap performance produksi. Perencanaan taktis, dan pengambilan keputusan pengendalian manajemen.

3.      Lower Management, tugas yang dilakukan adalah ; pekerjaan lebih banyak menangani kontrol terhadap jalannya organisasi, pengolahan transaksi dan perencanaan untuk mendukung operasi manajemen sehari-hari.

2.      Operasional SIM

Sistem informasi memiliki tiga elemen utama, yaitu data yang menyediakan  informasi, prosedur yang memberitahu pengguna bagaimana mengoperasikan sistem informasi, dan orang-orang yang membuat produk, menyelesaikan masalah, membuat keputusan, dan menggunakan sistem tersebut. Orang-orang dalam sistem informasi membuat prosedur untuk mengolah dan memanipulasi data sehingga menghasilkan informasi dan menyebarkan informasi tersebut ke lingkungan.

Suatu SIM dapat dioperasionalisasi bila terdapat 3 unsur penting, yaitu:

a.       Hardware (Perangkat Keras), terdiri dari: Komputer dan peralatannya, jaringan komunikasi seperti modem, telephon dll.

b.      Software (Perangkat Lunak), terdiri dari program yang menjalankan proses  kerja pada komputer.

c.       Brainware, merupakan unsur manusia yang menjalankan SIM.

Suatu SIM mempunyai tiga sumberdaya dan berbentuk seperti piramid :

a.       Komponen   perangkat  keras  berada  pada  pondasi dan   menyediakan infrastruktur untuk mendukung SIM.

b.      Komponen perangkat lunak merupakan suatu komponen untuk mempercepat proses penyampaian.

c.       Di puncak piramida terdapat SDM, merupakan hal paling akhir disiapkan tetapi merupakan hal yang paling penting, karena jika SDM tidak siap, maka sebuah SIM tidak akan dapat berjalan.

Kenyataan bahwa SIM adalah interaksi antara manusia dan mesin maka hal ini berarti bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia. Jadi kemampuan petugas pengolah SIM mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung operasional SIM.

B.     Evaluasi Sistem Informasi Manajemen

1.       Pengertian Evaluasi SIM

Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan - harapan yang ingin diperoleh.

Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis mencakup pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi-solusi atas permasalahan yang ditemukan.[3] Evaluasi adalah kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan suatu obyek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur tertentu untuk memperoleh kesimpulan.

Menurut Asep Jalaludin, Evaluasi SIM adalah mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada organisasi yang menerapkannya untuk memperbaiki prestasi dimasa mendatang.Evaluasi SIM dapat dilakukan dengan cara berbeda-beda tergantung dari tujuan evaluasi Sehingga dapat dikatakan evaluasi SIM merupakan sebuah penilaian terhadap Sistem Informasi Manajemen.

Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program itu mencapai sasaran yang diharapkan atau tidak, evaluasi lebih menekankan pada aspek hasil yang dicapai (output).Evaluasi baru bisa dilakukan jika program itu telah berjalan dalam suatu periode, sesuai dengan tahapan rancangan dan jenis program yang dibuat dan dilaksanakan.Secara garis besar evaluasi. Ada beberapa tujuan evaluasi SIM di antaranya:

1.      Menentukan peningkatan yang diperlukan dalam produk individu tunggal atau tim.

2.      Mengkonfirmasi bagian bagian dari sebuah produk dimana peningkatan tidak diperlukan atau dibutuhkan

3.      Mencapai kerja kualitas teknik yang lebih baik, paling tidak lebih seragam dan lebih dapat diprediksi dan untuk membuat kinerja teknis menjadi lebih dapat diatur.

Evaluasi SIM dapat dilakukan dengan cara berbeda-beda tergantung dari tujuan evaluasi. Evaluasi SIM dapat dilakukan oleh salah satu dari :

1.      Tim Audit khusus,  yang dikumpulkan  untuk maksud  tersebut yang diambil diantara para eksekutif organisasi yang bersangkutan.

2.      Tim audit intern, yang mengerjakan unit operasional.

3.      Organisasi konsultasi di luar  organisasi

4.      Evaluasi dapat dilakukan pada serangkaian tingkat yang berbeda yaitu:

5.      Evaluasi system informasi secara menyeluruh

6.      Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak

7.      Evaluasi aplikasi

2.       Evaluasi Fungsi SIM

Yang perlu diperhatikan, bahwa proses evaluasi bukan hanya menitik beratkan pada penentuan kelemahan dan keunggulan SIM saja, tetapi lebih dari itu adalah pada usaha-usaha perbaikan yang perlu dilakukan.

Evaluasi fungsi SIM adalah meliputi hal-hal sebagai berikut :

a.       Evaluasi perangkat keras/perangkat lunak  yang masih berlaku

Tujuannya adalah menentukan hal-hal berikut:

1)      Apakah ada sumber daya baru  yang diperlukan

2)      Apakah ada sumber daya perangkat keras/perangkat lunak baru yang harus diganti

3)      Apakah pengaturan kembali  akan memperbaiki daya guna

4)      Apakah tambahan sumber daya akan memperbaiki ketepatgunaan system

Contoh tindakan yang merupakan hasil evaluasi ini adalah: Penambahan sumber daya baru, Penggantian saluran data berkecepatan rendah menjadi berkecepatan tinggi, Penambahan kapasitas memori  utama, Peniadaan suatu saluran data yang tidak terpakai, Penambahan pada unit memori, Perubahan dalam organisasi memori, Perubahan dalam perangkat  lunak manajemen  data, Perubahan “spooling” perangkat lunak.

Metode  dan sarana yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:

1)      Monitor perangkat keras : merupakan  peralatan monitor yang dipasang pada perangkat keras untuk mengukur kehadiran atau ketiadaan denyutan listrik.

2)      Monitor perangkat lunak : merupakan  suatu program komputer untuk mengukur  hasil kerja tiap  program aplikasi dalam lingkungan pengoperasian system

3)      Sistem log dan  observasi : adalah suatu sistem yang dapat  mengindikasi adanya ketidakefisienan operator, atau kegagalan mesin. Sistem log merupakan suatu sistem yang dapat  dipakai untuk mengembangkan  suatu penjadwalan kerja yang efisien.

4)      Analisis penjadwalan : Diperlukan terutama untuk penjadwalan kerja secara efisien berdasarkan  sumber daya  yang diperlukan untuk  setiap pekerjaan, kendala waktu, permintaan masukan/ keluaran  dan adanya  suatu  prioritas terhadap pekerjaan tertentu.

C.    Perhitungan Manfaat dan Biaya SIM

1.      Penghitungan Manfaat Aplikasi SIM Secara Kuantitatif

Nilai suatu aplikasi SIM dapat bersifat ekonomis dan non ekonomis.Manfaat ekonomis adalah manfaat yang menyebabkan perbaikan dalam penghasilan atau memperkecil biaya.Sedangkan manfaat non ekonomis adalah berhubungan dengan mutu hidup manusia.Manfaat nonekonomis cenderung lebih sulit untuk diukur karena sangat sulit untuk memperkirakan seberapa besar angka manfaat yang berhasil diperoleh dari penerapan.

  Nilai suatu aplikasi SIM dapat bersifat :

a.    Ekonomis, manfaat ekonomis adalah manfaat yang menyebabkan perbaikan dalam penghasilan atau memperkecil biaya

b.   Non Ekonomis, manfaat non ekonomis adalah berhubungan dengan mutu hidup manusia cenderung lebih sulit untuk diukur karena sangat sulit untuk memperkirakan seberapa besar angka manfaat yang berhasil diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi.

Dua pendekatan metoda dapat membantu dalam penghitungan ini, yaitu melalui:

a.    Metode perkiraan langsung atas nilai aplikasi oleh pihak-pihak yang paham tentang SIM

b.   Metode biaya kurang/lebih dari angka pihak-pihak yang paham tentang SIM

Dalam kenyataannya, metoda biaya kurang dari/lebih dari angka tertentu yang ditetapkan mampu memberikan hasil yang lebih baik daripada metoda pertama.Hal ini dikarenakan perkiraan angkanya cenderung lebih akurat. Sedangkan dalam metoda pertama cenderung sembarangan karena setiap individu yang menilai tidak mempunyai dasar yang sama yaitu tergantung dari pengalaman masing-masing pada masa lampau.

2.      Analisis Biaya Manfaat Dari Alternatif Desain SIM

Analisis biaya/manfaat dari alternatif desain suatu sistem informasi pada umumnya dilakukan atas dasar suatu kompromi.Kompromi yang dimaksud meliputi pilihan desain yang harus dilakukan, dan ukuran dalam analisis biaya manfaat yang harus disampaikan pada pimpinan/manajemen untuk pembuatan ke-putusan. Beberapa masalah yang berhubungan dengan pemilihan desain sistem informasi adalah sebagai berikut:

a.       Waktu tanggapan

Waktu tanggapan adalah adalah waktu yang diperlukan bagi system informasi untuk menanggapi kebutuhan- kebutuhan informasi bagi para pemakai. Kebutuhan-kebutuhan yang dimaksud adalah meliputi kebutuhan pengolahan transaksi, peremajaan basis data, dan pencarian dan penampilan kembali suatu data yang diperlukan.[4]

b.      Perincian tampilan

Kompromi dalam perincian tampilan meliputi penyajian berupa:

1)      Laporan tercetak di kertas atau di layar terminal

2)      Laporan terperinci atau ikhtisar/ringkasan

3)      Laporan yang memuat analisis mendalam untuk memperoleh perincian atau laporan teragregasi.

c.       Mutu data

Pada umumnya pemakai akan lebih mementingkan mutu data yang disajikan daripada kuantitasnya. Hal ini sebenarnya cenderung merupakan kompromi saja.

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Evaluasi Sistem Informasi Manajemen adalah mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada organisasi yang menerapkannya untuk memperbaiki prestasi di masa mendatang.

Evaluasi  fungsi SIM  adalah meliputi :

1.      Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak yang masih berlaku

2.      Evaluasi sistem perangkat keras/perangkat lunak baru atau pengganti

3.      Evaluasi aplikasi SIM

Penghitungan  Manfaat Aplikasi SIM secara Kuantitatif. Nilai  suatu aplikasi SIM dapat bersifat : Ekonomis dan Non Ekonomis

Analisis biaya manfaat dari alternatif desain SIM

a.       Analisis biaya manfaat dari alternatif desain suatu sistem informasi pada umumnya  dilakukan  atas dasar suatu kompromi.

b.      Kompromi yang dimaksud  meliputi  pilihan desain yang harus dilakukan dan ukuran  dalam analisis biaya manfaat yang harus  disampaikan pada pimpinan/manajemen untuk pembuatan keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

Davis, Gordon. B, Kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian I Pengantar,(Jakarta: Pustaka   Binaman Pressindo, 1993), hal: 6

Jogiyanto, Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi 2: Konsep Dasar dan Komponen, (Yogyakarta : BPFE, 1997),hal : 01

Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. 2002. Hal. 30

http://shirotuna.blogspot.co.id/2015/02/evaluasi-sistem-informasi-manajement.html?m=1 , diakses pada tanggal 04 November 2017, pukul 09:52 Wib

---

[1]  Davis, Gordon. B, Kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian I Pengantar,(Jakarta: Pustaka   Binaman Pressindo, 1993), hal: 6

[2] Jogiyanto, Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi 2: Konsep Dasar dan Komponen, (Yogyakarta : BPFE, 1997),hal : 01

[3] Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. 2002. Hal. 30

[4] http://shirotuna.blogspot.co.id/2015/02/evaluasi-sistem-informasi-manajement.html?m=1